【Googleのそんな機能知らなかった】共有フォルダの作り方

おはようございます.とんとんです.

みなさんは,Googleを使っていますか?

とんとんは,どっぷり漬かっております.

もはや,依存と言ってもいい状態で,無くなると,とっても困ります.

gmailはもとより,ドライブも,便利ですよね.

今日は,Googleドライブの機能で,ずっとできたらいいなと思っていたことが,ようやくできるようになったので,それを紹介したいと思います.

フォルダの共有です.

共有フォルダを作りたい

これは,ずっと前からやりたかったのに,やり方がわからず,不便に感じていました.

要は,ぐ~ままととんとんで,共有フォルダを作りたい,ということです.

今回,共同でこのサイトを執筆していくにあたり,お互いの原稿や資料などをひとつのフォルダで管理していきたいと思ったのが,きっかけです.

共有フォルダで,Wordファイルや画像データなどを共有していきたいと思ったのです.

すでにGoogleのヘビーユーザだったとんとんは,Googleドライブ上でフォルダを共有しようと考えました.

Googleドライブでなら,いかにも簡単にできそうと思ったのですが,思った通りにはいきませんでした..

単なるフォルダの「共有」ではなく

ブラウザ上のGoogleドライブには,フォルダやファイルなどを他人と「共有」する機能があります.

ぐ~ままのGoogleドライブの「マイドライブ」に作成したフォルダは,「共有」すれば,とんとんのGoogleドライブの「共有アイテム」からアクセスできます.

ですが,これだといちいちブラウザ上のGoogleドライブにアクセスする必要があり手間がかかります.

そのうえ,ネット環境が整っていないところでは,フォルダにアクセスすることができないのです.

とんとんが本当にやりたかったことというのは,単にGoogleドライブのフォルダが「共有」できればいいというのではなく,自分のPC上の「Google ドライブ」フォルダから共有フォルダにアクセスしたい,ということだったのです.

これができれば,いちいちブラウザ上のGoogleドライブにアクセスする必要がなく,また,ネットがつながらないところでも,フォルダにアクセスできるはず,と考えたからです.

ところが,ぐ~ままがブラウザ上のGoogleドライブ上のフォルダをいくら「共有」しても,とんとんのPC上の「Google ドライブ」フォルダには,共有フォルダは出てこないのです.

これでは,利便性が悪いので,本当に悩んでいました.

Googleに課金して,共有ドライブを利用したほうがいいのかな,とまで考えました.

ショートカット機能を使ってみる

いろいろ試しているうちに,「ショートカット」機能にたどり着きました.

実は,上の「共有」機能のもう一つの難点は,ブラウザ上のGoogleドライブでも,いちいち「共有アイテム」にアクセスしなければ,共有フォルダを見れないことでした.

自分の作業ファイルは「マイドライブ」に保存しているので,共有フォルダ内を見るためにはいちいちアクセス先を切り替える必要があります.

これが,地味に不便だったので,何とかしたいと思い,「ショートカット」機能を見つけました.

ブラウザ上のGoogleドライブ上で,アイテムを選択して右クリックすると,上のようなメニューが出てきます.

この中から,「ドライブにショートカットを追加」を選んでください.

すると,ブラウザ上の「マイドライブ」の中に,アイテムへのショートカットが作成できます.

これを,ぐ~ままとの共有フォルダに適用すると,いちいち「共有アイテム」にアクセスしなくても,「マイドライブ」からアクセスできるようになるのです.

しかも,PC上の「Google」フォルダにも,無事,共有フォルダが表示されるようになったので,一挙両得です!!


さあ,うまくいった,よっしゃ!!!

って,喜んでいたのですが,

喜びも,束の間,残念な状況に気づいてしまいました.

それが,同期の問題です.

同期の問題も解決

「マイドライブ」の同期をかけるとき,同期対象のフォルダを選びます.

ですが,肝心の共有フォルダは,「マイドライブ」内にはショートカットしかないので,選択できないのです.

つまり,せっかく,PC上の「Google ドライブ」フォルダから共有フォルダにアクセスできるようになっても,同期ができないので,古いデータのままの可能性がある,ということです.

いきなり,喜びも半減です.

でも,なんか方法があるんじゃないか,,,なんて思って,必死で調べていきました.

そして,勢いあまって,英語のサイトまで突っ込んで,ようやく見つけたのです!!

やり方だけ書いてしまうと,めっちゃ簡単です.

Googleドライブを使った共有フォルダの作成方法

  1. ブラウザのGoogleドライブ上で,shift+zを押したまま,共有したいアイテムを選択
  2. 「マイドライブ」を選択する
  3. 「ショートカットを追加」をクリック

それだけ??

たぶん,それだけです.

ポイントは,ショートカットの追加作業を shift+z を押したまま行う,ということです.

単に右クリックしたときとメニューの出方が違うので,機能も違うのでしょう.

参考にしたページを下記に残しておきます.

まとめ

他の人と共有のフォルダを作成したくて,Googleドライブを使った共有フォルダの作成方法を調べました.

shift+z を押しながら,ショートカットをマイドライブに作成することで,共有フォルダができることがようやくわかりました.

この方法だと,PC上の「Google ドライブ」フォルダからも共有フォルダにアクセスできるので大変便利です.

同じようなことで悩んでいる人がいたら,お役に立てるのでは??と思い,まとめてみました.

ただ,Googleのサービスはどんどん変わっていきますので,ご注意ください.

また,Googleドライブの設定変更は,細心の注意を払って行ってください.

(とんとん)

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